Vedtatt 28.03.12

Endret  22.11.12
 

Vedtekter for Viken Skog SA

§ 1    Navn

Samvirkeforetakets navn er Viken Skog SA. 

Andels­eiernes ansvar for foretakets forpliktelser er begrenset til den andelskapital vedkommende har tegnet seg for, jfr. § 4.

Viken Skog SA’s hovedkontor er i Ringerike kommune. 

Viken Skog SA og dets eiere er tilsluttet Norges Skog­eier­for­bund.

 

§ 2    Formål

Viken Skog SA’s formål er gjennom bærekraftig ressursutnyttelse å sikre langsiktig råderett og avkastning på andelseiernes skogeiendommer.

 Dette gjøres ved å:

• Fremme vilkår som ivaretar og utvikler andelseiernes eiendoms- og forvaltningsrett.
• Arbeide for best mulig pris og avsetning for andelseiernes virke og for et godt tilbud av konkurransedyktige tjenester.
• Styrke andelseiernes faglige utvikling og interesser.
• Stimulere til næringsutvikling, bidra til forskning og utvikling og økt bruk av lønnsomme produkter.
• La andelseierne få avkastning med grunnlag i den verdiutvikling som Viken Skog SA’s kapital får.

 

§ 3    Andelseiere 

Som andelseier i Viken Skog SA kan opptas enhver fysisk eller juridisk person som innen Viken Skog SA’s geografiske område eier skog. 

Ved eierskifte eller andre grunner til at andels­eieren ikke lenger har eiendomsrett til skog, skal andelene innløses i samsvar med bestemmelsene i § 8, 1. og 2. ledd, jfr. 4. ledd.  

Når særlige grunner foreligger, kan styret gjøre unntak fra vilkåret om eierskap til skog etter første ledd, og akseptere som andelseiere personer som har bruksrett til skog istedenfor den juridiske eier, når bruksretten gir grunnlag for samhandling.

Andelseierne har fortrinnsrett til å selge alt sitt tømmer til andelslaget, og til å benytte seg av de tjenester andelslaget kan tilby, til de priser og vilkår som til enhver tid gjelder.

 

Andelseierne har rett til å bli holdt løpende orientert om gjeldende leveringsvilkår for skogsvirke og andre aktuelle saker i organisasjonen.

 

 

§ 4    Obligatorisk andelsinnskudd

Andelseierne forplikter seg til å delta i finan­sie­ringen av Viken Skog SA’s egenkapital med andels­inn­skudd i samsvar med det antall andeler som fast­settes for vedkommendes skogeiendom, jfr. 3. ledd.

 

Hver andel er på kr 10.

 

Antall andeler fastsettes på bakgrunn av eiendommens produktive areal, fordelt på produktivitetsklassene høy, middels og lav. Andelseieren forplikter seg til 5 andeler pr.
1 daa høyproduktiv mark, 2,5 andeler pr. 1 daa middelproduktiv mark og 1 andel pr. 1 daa lavproduktiv mark. Uproduktiv mark og areal vernet i henhold til lov eller forskrift, hvor det ikke kan drives kommersiell skogsdrift, regnes ikke med ved beregning av antall andeler.

Antallet andeler avrundes opp til hele antall andeler. Minimum antall for en skogeier er

200 andeler. Ingen andelseier kan være eier av mer enn 12 000 andeler.

 

Antall andeler skal korrigeres ved endring i beregningsgrunnlaget og skal til enhver tid omfatte alt produktivt skog­areal vedkom­mende andelseier eier innen andelslagets område, jfr. 3. ledd. Andelseieren er forpliktet til å gi skriftlig beskjed ved tilkjøp, frasalg eller omdisponering av areal.

 

Obligatoriske andeler kan ikke omsettes, pant­settes eller nyttes som sikkerhet for forpliktelser. Styret kan fastsette nærmere retningslinjer for hva som skal omfattes av hver arealkategori. I tvilstilfelle fastsetter styret antallet obligatoriske andeler for den enkelte skogeier.

 

Innbetaling av det obligatoriske andelsinnskuddet skal frem til dette er fullt innbetalt skje ved 4% trekk i andelseierens brutto tømmeroppgjør for salg gjennom Viken Skog SA.

 

Innbetaling av det obligatoriske andelsinnskuddet kan i tillegg skje ved:

• Trekk i andelseierens utbytteutbetaling.
• Trekk i andelseierens etterbetaling på årets leveranser.
• Kontant innbetaling.

 

Dersom det obligatoriske andelsinnskuddet ikke er fullt innbetalt senest 10 år etter inntreden, skal restbeløpet inn­betales kontant. Styret kan i særlig tilfelle inn­vilge lenger inn­betalingstid.

Dersom det obligatoriske andelsinnskuddet ikke innbetales i sam­svar med avsnittet ovenfor, strykes eier­skapet, og innbetalt beløp utbetales i samsvar med bestem­melsene i § 8.

 

 

§ 5    Frivillig tilleggsandelsinnskudd

Årsmøtet kan beslutte å utvide andels­kapitalen med frivillig tilleggsandels­innskudd fra eksiste­rende andelseiere. Forde­ling av tilleggs­andeler foretas av styret i h.h.t. prin­sipper fastsatt av års­møtet. Tilleggsandeler kan kun tildeles andels­eiere som har innbetalt sitt obligatoriske andels­innskudd fullt ut. Tilleggs­andelene skal innbetales i sin hel­het i forbindelse med tegning, innen den frist styret fastsetter.

 

Tilleggsandeler kan overdras til andre andelseiere i Viken Skog SA. Andelene kan ikke overdras uten sam­tykke fra styret.

Styret kan beslutte at tilleggsandelene skal inn­løses når fore­takets økonomi tilsier det. 

Andelseier har adgang til å få sine frivillige til­leggs­andeler innløst uten at eierskapet i Viken Skog SA sies opp. For ut­betalingstakt av tilleggsan­delene gjelder da de samme be­stem­­melser som for det obli­ga­toriske andelsinnskuddet, jfr. § 8.

 

 

§ 6    Serviceavgift

Andelseierne forplikter seg til å betale en årlig serviceavgift fastsatt av årsmøtet.

Andelseier som til tross for skriftlig varsel, har unnlatt å innbetale vedtekts­bestemt serviceavgift i 1 år, forstås som vedkommende ønsker avvikling av andelseier­skapet og eierskapet opp­hører fra førstkommende års­skifte.

Dersom eierskapet opphører, tilbakebetales ved­kom­mendes innbetalte andels­innskudd og med­lemskapitalkonti i samsvar med bestem­melsene i § 8 etter motregning av ute­stående serviceavgift.

 

 

§ 7    Uttreden

Uttreden som andelseier får virkning fra den dag meldingen er mottatt skriftlig ved

Viken Skog SA’s hovedkontor.

Eventuelle økonomiske mellom­værende knyttet til samhandel mellom uttredende andels­eier og Viken Skog SA skal avslut­tes i henhold til inngåtte kon­trakter og avtaler.

Økonomiske forhold knyttet til eierskapet skal av­slut­tes i sam­svar med bestemmelsene i § 8 om innløsning av andels­innskudd og med­lemskapital­konti.

Uttredende andelseier har ikke krav på etterbetaling eller utbytte etter utmeldingsdato.

 

 

§ 8    Innløsning av andelsinnskudd og medlemskapitalkonti

Andelsinnskuddet skal ved innløsning utbetales med det no­mi­nelle beløp som er innskutt dersom andelskapitalen er intakt. Tilsvarende gjelder for medlems­kapital­konti. Er deler av andelskapitalen tapt, skal det skje en for­holds­messig reduk­sjon i innløsningsbeløpet. Ut over dette har uttredende andelseier ikke krav på etterbetaling eller andel i lagets formue. 

 

Innløsningsbeløpet – jfr. dog bokstav b) under – blir end­elig fastsatt ved første ordinære årsmøte som behandler årsberet­ning og regnskap for Viken Skog SA for det året som mel­ding om avvikling av eier­skapet er mottatt. 

 

Innløsningsbeløpet – obligatorisk andelsinnskudd, tilleggs­andeler og medlemskapital­konti

– forfaller til utbetaling slik:

a)      Ved eiendomsoverdragelse eller salg der den tidligere andelseieren ikke lengre er skogeier, utbetales innløsnings­beløpet etter at årsregn­skapet er fastsatt for det året salget/eien­doms­overdragel­sen er foretatt.

b)      Ved bo-oppgjør utbetales innløsnings­beløpet så snart som mulig. I dette tilfelle benyttes grunn­laget fra sist avlagte regnskap.

c)      Ved annen uttreden av Viken Skog SA ut­betales innløs­nings­beløpet over 3 år med 1/3 hvert år regnet fra det tidspunkt årsregn­skapet er fastsatt. Minste utbetalt årlige beløp er verdien av 4 000 andeler.

Oppsagt – ikke utbetalt tilgodehavende – blir låne­innskudd med forrentning fastsatt av styret.

Styret kan fastsette forenklede retningslinjer for innløsning og nyinntreden for eierskifter innen familien.

 

 

§ 9    Lokale andelseiermøter – valgkretser

Viken Skog SA’s geografiske område inndeles i skogeierområder (valg­kretser) fastsatt av styret i samråd med berørte skogeierområder. Andels­eierne er tilknyttet det skogeierområde eiendommen ligger i.

Andelseiermøtet velger utsendinger til årsmøtet i Viken Skog SA. Andelseiermøtet skal innkalles med minst åtte dagers skriftlig varsel. Med innkalling skal følge sakliste. Det skal opplyses i innkallingen hvor andelseierne kan få tilgang til saksdokumentene. Bare de saker som er nevnt i innkallingen, skal behandles i møtet.

Ordinært andelseiermøte (årsmøtefunksjon) av­hol­des hvert år innen ut­gan­gen av juni måned, dog ikke senere enn 8 dager før Viken Skog SA’s årsmøte. Det ordinære andelseiermøtet skal:

a)      Behandle innstilling til Viken Skog SA’s års­møte om års­beret­ning og regnskap.

b)      Behandle innstilling til eventuelle forslag til vedtekts­endringer i Viken Skog SA.

c)      Foreta valg av utsendinger med varautsen­dinger til års­møtet, jfr. § 11. Man­dat­perioden gjelder inntil nytt valg er foretatt.

d)     Foreta valg av leder av styret for skogeierområdet for 1 år og minimum 2 styremedlemmer som velges for 2 år med varamedlemmer.

e)      Foreta valg av valgkomité på minimum 3 medlemmer med varamedlemmer.

f)       Behandle andre saker som er nevnt i inn­kal­lin­gen.

 

Saker som andelseier ønsker behandlet på ordinært andels­eier­møte, må være innkom­met administra­sjonen i Viken Skog SA innen januar måneds utgang.

Ekstraordinært andelseiermøte innkalles når Viken Skog SA’s styre eller minst 1/10 av andels­eierne i skogeierområdet forlanger det. 

 

 

§ 10 Stemmerett og valgbarhet i andelseier­møtet

I andelseiermøtet har hver andelseier én stemme. Ektefeller eller samboere som er registrert som andelseiere for samme skogeiendom, har begge møte- og forslagsrett, men kun én stemme og må selv avgjøre hvem som utøver stemme­retten.

 

Andelseiere som har skog i flere valgkretser, har møte- og stemmerett i de valgkretsene de har skog.

 Ektefelle, samboer, bestyrer eller an­nen repre­sentant som generelt kan opptre utad på vegne av og forplikte ved­kom­mende andelseier, har møte- og stem­merett. For øvrig kan en andelseier ikke møte ved fullmektig. 

Enhver som har adgang til å møte med stemmerett i Viken Skog SA, er valgbar til til­litsverv.

 

 

§ 11 Årsmøtet

Årsmøtet er Viken Skog SA’s øverste myndighet. Års­møtet består av valgte utsendinger fra skogeierområder, jfr. § 9, og skal avvikles i Viken Skogs geografiske område. 

Hvert skogeierområde har rett til å sende en utsending for hver på­begynte 75 000 m³ omsatt tøm­mer gjennom Viken Skog SA forrige kalenderår fra andelseiere tilknyttet vedkom­mende skogeierområde.

Ved avstemming har utsendingen(e) fra skogeierområdene én stemme for hver påbegynte

10 000 m³ omsatt tømmer gjen­nom Viken Skog SA forrige kalender­år fra andelseiere tilknyttet vedkommende skogeierområde. 

Viken Skog SA’s styreleder og daglig leder har møteplikt i årsmøtet.

Kontrollkomitéen har møterett.

Årsmøtet er beslutnings­dyktig når minst halv­parten av utsen­din­gene til årsmøtet er til stede.

Årsmøtet innkalles av ordføre­ren, når styret eller utsendinger som repre­sen­terer minst 1/3 av stem­metallet krever det. Varsel om årsmøte skal sendes ut minst 14 dager før møtet. Innkalling og sakspapirer skal sendes ut minst åtte dager før møtet.

Årsmøtet kan treffe av­gjørelser i saker som ikke er nevnt i innkallingen hvis alle årsmøteutsendingene gir sin tilslutning til at saken tas opp.

Rett til å fremme saker for årsmøtet har Viken Skog SA’s styre og valgte utsendinger fra skogeierområdene.

 

Det føres protokoll over møtene som under­skrives av ord­fører samt to årsmøteutsendinger valgt i møtet. Ut­skrift av proto­kollen sendes Norges Skog­eier­forbund etter hvert møte.

 

 

§ 12  Årsmøtets oppgaver

Det skal avholdes ordinært årsmøte hvert år innen utgangen av juni måned etter at de ordinære andelseiermøtene er avholdt i alle skogeierområdene.

Det ordinære årsmøtet skal:

• Behandle styrets årsberetning samt fast­sette resultat­regnskap og balanse og dispo­nere årets resultat, jfr. § 13.
• Fastsette godtgjørelse til organisasjonens tillitsvalgte og godkjenne godt­gjørel­se til revisor.
• Fastsette sats for serviceavgift, jfr. § 6.
• Foreta valg til styret, jfr. § 15.
• Foreta valg av ordfører og vara­ordfører, for­trin­nsvis blant årsmøtets medlem­mer, for kommende periode med funk­sjon til og med neste ordinære årsmøte­.
• Foreta valg til valgkomité, jfr, § 18.
• Foreta valg av kontrollkomité, jfr. § 17.
• Behandle andre saker som er nevnt i inn­kal­lingen.

 

Saker som ønskes behandlet i ordinært årsmøte, må være kom­met til styret senest innen utgangen av januar måned, jfr. dog 3 måneders varslingsfrist for vedtekts­en­dringer.

 

 

§ 13 Disponering av årets resultat

Viken Skog SA’s årsresultat kan – etter forslag fra styret – disponeres av årsmøtet i henhold til følgende:

• Overføres til/eller belastes opp­tjent egenkapital.
• Etterbetales til andelseierne i forhold til det kvantum tømmer andelseierne har levert for omsetning gjennom Viken Skog SA siste år (tømmeromsetning).
• Avsettes til etterbetalingsfond.
• Avsettes til medlemskapitalkonti i forhold til deres tømmeromsetning gjennom
  Viken Skog SA siste år.
• Utbetales andelseierne som utbytte på innskutt andels­kapital og medlems­kapital­konti.

Utbyttesatsen fastsettes av årsmøtet for det enkelte år.

 

 

§ 14  Disponering av etterbetalingsfond

Årsmøtet kan – etter forslag fra styret – disponere innestående på etterbetalingsfondet i henhold til følgende:

 

• Overføres til opp­tjent egenkapital.
• Etterbetales til andelseierne i forhold til deres tømmeromsetning gjennom Viken
  Skog SA minimum de tre siste år.
• Avsettes til medlemskapitalkonti i forhold til tømmeromsetning gjennom Viken
  Skog SA minimum de tre siste år.

 

 

§ 15 Styret

Styret består av inntil 7 medlemmer, hvorav 5 vel­ges av årsmøtet og 2 av de ansatte.

 

Styrets leder velges hvert år. Øvrige årsmøte­valgte styre­medlemmer velges for to år av gangen slik at halv­parten er på valg hvert år. Begge kjønn skal til enhver tid være representert med minst to styremedlemmer. Ved valg av to styremedlemmer fra de ansatte skal begge kjønn være representert i henhold til Samvirkelovens § 69, 2. ledd.

Nestleder velges hvert år av årsmøtet blant styrets medlem­mer.

Årsmøtet velger hvert år tre vara­med­lemmer i num­mer­orden for de årsmøte­valgte styremedlem­mene.

Viken Skog SA forpliktes ved underskrift av styrets leder og dag­lig leder i fellesskap.

 

 

§ 16  Styrets oppgaver og ansvar

Forvaltningen av Viken Skog SA hører under styret, som skal lede foretakets virk­somhet over­ensstem­mende med lov, vedtek­tene og årsmøtets beslut­ninger, og det skal gjen­nom­­føre vedtak som blir fattet av Norges Skogeier­for­bund i medhold av Forbundets ved­tekter.

Styret skal fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrearbeidet og saksbehandlingen.

Styret skal legge frem beretning og regnskap i så god tid at det kan drøftes i andels­eiermøter avvik­let i samsvar med § 9 før behandling i årsmøtet.

Styret skal forberede de saker andelseiermøtene og årsmøtet skal behandle.

Styret fastsetter prinsippene for de utbe­ta­lings­­ordninger for tømmeromsetning som gjøres gjel­dende i regn­skaps­året.

Styret kan ved ekstra­ordinær høy avvirkning som følge av store stormfellinger, risiko for insekt­angrep eller lignende omsten­digheter i forbindelse med store naturødeleg­gelser, pålegge andelseierne å redusere eller stoppe avvirkning uten hensyn til inngått kon­trakt i den utstrekning det er nødvendig for å unngå en vesentlig ubalanse i tømmermar­kedet.

 

 

§ 17 Kontrollkomité

Viken Skog SA kan ha en kontrollkomité bestående av tre årsmøtevalgte med­lem­mer med personlige varamedlemmer. Val­get gjelder for tre år. Hvert år er ett medlem på valg. 

Årsmøtet fast­setter in­struks for kontroll­komitéen.

Kontrollkomitéen avgir uttalelse til årsmøtet om styrets beretning og regn­skap, og gir innstilling til årsmøtet ved eventuelt valg av ny revisor.

 

 

§ 18 Valgordning

Årsmøtet velger en valgkomité på 5 medlem­mer med 2 vara­med­lem­mer i nummerrekkefølge. Medlemmene skal velges med ett medlem fra hvert av fylkene Akershus (inkl. Oslo), Buskerud, Oppland, Vestfold (inkl. Siljan i Telemark) og Østfold (inkl. Enebakk i Akershus). Årsmøtet velger også valgkomiteens leder. Val­gene gjel­der for tre år. Hvert tredje år trer ett medlem ut, de andre to år trer to medlemmer ut. Varamedlemmene velges for ett år og foreslås fra de fylkene som er på valg det kommende år.

Valgkomitéen skal avgi innstilling til årsmøtet angående val­gene i samsvar med instruks fastsatt av årsmøtet.

Valg av styrets leder og nestleder skal skje skrift­lig.

Tillitsvalgte må ikke inneha tillits­verv eller leden­de stilling i fore­nin­ger eller selskap som kon­kur­rerer med Viken Skog SA.

Blir en utsending til årsmøtet valgt til styre­medlem i Viken Skog SA, overtar ved­kom­mendes varaut­sen­ding plassen i årsmøtet.

 

 

§ 19 Vedtektsendringer

Endring av disse vedtekter skjer i årsmøtet. Det skal stå i innkallingen hva forslaget til forandring går ut på. 

Før behandling i årsmøtet skal forslag til vedtekts­endringer ha vært behandlet i ordi­nært eller ekstra­ordinært møte i skogeierområdene. I andels­eier­møtene avgjøres med simpelt flertall av de stem­me­beret­tigede (jfr. § 9) hvilket mandat utsen­dingene til års­møtet skal ha.

Forslag til endring av prinsipiell karakter eller som berører forholdet til Norges Skogeierforbund skal også forelegges Skogeierforbundets styre til orien­te­ring før årsmøtebehand­lingen.

Vedtak om endring krever 2/3 flertall av det sam­lede antall stemmer i årsmøtet.

For endring av § 2 og § 4 kreves 4/5 stem­me­fler­tall.

 

 

§ 20  Oppløsning

Forslag om opp­løs­ning av Viken Skog SA må frem­settes på et ordinært årsmøte. Dersom forslaget støttes med 2/3 flertall av det samlede antall stem­mer i årsmøtet, sendes det deretter ut til behand­ling i skogeierområdene og fore­leg­ges så til endelig avgjørel­se på neste ordinære årsmøte. 

Ved den ende­lige beslut­ning om oppløsning kreves 3/4 flertall av årsmøtet.

Etter at alle forpliktelser er oppgjort skal tilleggs­andels­innskudd, deretter ordinært andelsinnskudd og innestående på medlemskapitalkonti tilbake­betales andelseierne.

Eventuell gjen­værende for­mue skal fordeles på andelseierne i samsvar med deres andel av tømmeromsetningen gjennom Viken Skog SA de siste 15 år. Tilsvarende gjelder også ved omdanning.

 

 

§ 21  Lovgivning

For øvrig henvises det til den enhver tid gjeldende samvirkelov­givning.

 

 

 ETISKE RETNINGSLINJER FOR ANSATTE OG TILLITSVALGTE I VIKEN SKOG SA

 

 1.     Innledning

 

Disse retningslinjene gjelder for alle ansatte i Viken Skog og datterselskaper av Viken Skog. Retningslinjene gjelder også for tillitsvalgte i Viken Skog så langt de passer.

 

Viken Skog verdier for samhandling er:

 

• Presisjon
• Troverdighet
• Lojalitet

 

Alle ansatte og tillitsvalgte i Viken Skog skal i sitt arbeid fremme Viken Skogs verdier for samhandling. Dette innebærer at vår virksomhet og fremferd ikke bare må overholde lover og regler, men også etisk aksepterte normer, og samfunnet rundt oss må oppfatte at dette er tilfelle.

 

 

2.     Definisjoner

 

Datterselskaper

 

• Selskaper der Viken Skog eier mer enn 50%, med unntak av Begna Bruk AS.

 

Viken Skogs nærstående parter

 

• selskaper hvor Viken Skog har eierandeler på 20% eller mer
• andelseiere i Viken Skog

 

Den ansattes eller tillitsvalgtes nærstående parter

 

• Ektefelle, samboer, mindreårige barn eller andre som den ansatte/tillitsvalgte forsørger Som forsørget regnes enhver som siste år har mottatt deler av sitt økonomiske utkomme fra den ansatte/tillitsvalgte eller dennes ektefelle/samboer
• Selskaper hvor den ansatte/tillitsvalgte, den ansattes/tillitsvalgtes nærstående eller øvrig familie har eierandeler på 20% eller mer
• Søsken og søskenbarn
• Slektninger i rett oppstigende linje
• Slektninger i rett nedstigende linje

 

 

3.     Grunnleggende holdninger

 

3.1 Ivaretakelse og utvikling av miljøetikken

Viken Skogs grunnholdning er at vi skal vurdere alle våre tiltak og handlinger ut fra at disse skal være miljøforsvarlige og miljøetiske. Dette gjelder også for de innkjøp av varer og tjenester som vi foretar. Det er et uttrykt ønske at alle fortløpende stiller seg spørsmålet om vi kan bli mer miljøansvarlige.

 

3.2 Forholdet til andelseierne

Andelseierne er, i tillegg til å være eiere, også våre tømmerleverandører og skogtjeneste-kunder. Andelseiere skal i utgangspunktet likebehandles. Det skal ikke gis særfordeler til noen andelseier utover hva som følger av vedtektene, eller er nedfelt i vedtak fra årsmøtet eller styret, inklusive vedtatt budsjett.

 

3.3 Forholdet mellom ansatte og mellom tillitsvalgte

I vårt virke i Viken Skog skal vi behandle hverandre med respekt og med en vilje til å fremme godt samarbeid. Diskriminering med grunnlag i rase, kjønn, alder, seksuell legning eller religiøs overbevisning aksepteres ikke. Mobbing og seksuell trakassering aksepteres ikke.

 

3.4 Lojalitet

For at de krav som settes til Viken Skogs drift og opptreden skal oppfylles, må vi alle arbeide mot felles mål. De felles mål vil være summen av de beslutninger som foretas av årsmøtet, styret og øvrige ledelse. Likeledes må vi som deltakere i et team være lojale mot Viken Skog og støtte beslutningene som fattes ved å gjøre vårt beste for å realisere disse.

 

 

4.     Forhold relatert til den ansatte/tillitsvalgte

 

4.1. Økonomiske interesser

Dersom en ansatt eller tillitsvalgt har økonomiske interesser i noen av Viken Skogs datterselskaper eller nærstående selskaper skal dette umiddelbart rapporteres skriftlig til den ansattes nærmeste overordnede. For tillitsvalgte skal rapporteringen skje til organisasjonssjef.

Det samme gjelder dersom den ansattes eller tillitsvalgtes nærstående har slike finansielle investeringer.

 

4.2. Forretningsforhold

Alle Viken Skogs kontrakter og avtaler med Viken Skogs nærstående parter må foregå på ordinære forretningsmessige vilkår. Det samme gjelder kontrakter med tillitsvalgte.

 

Alle Viken Skogs kontrakter og avtaler hvor en ansatt i Viken Skog, dennes nærstående parter eller øvrige familie er en del av forretningsforholdet, skal godkjennes av den ansattes nærmeste overordnede.

 

Ingen ansatte eller tillitsvalgte kan motta gaver eller andre økonomiske fordeler (herunder delta i representasjon/selskapeligheter) fra nærstående parter, kunder eller leverandører av Viken Skog utover det som følger av ordinær forretningskutyme. Gaver i form av likvider er aldri tillatt.

 

Ved tvil om hva som ligger i ”ordinær forretningskutyme” skal administrerende direktør konsulteres. 

 

4.3. Personlige verv

Ingen ansatte kan stille til valg eller påta seg tillitsverv (styreleder, styremedlem eller andre sentrale verv) hos Viken Skogs datterselskaper eller nærstående parter uten at dette er skriftlig godkjent på forhånd av administrerende direktør. 

 

Dersom administrerende direktør henstiller ansatte eller tillitsvalgte om å påta seg personlige verv på vegne av Viken Skog skal dette dokumenteres skriftlig. Honorarer for slike verv utbetales etter vanlige honorarsatser i det enkelte selskap, dog slik at fast godtgjørelse beholdes av den ansatte, mens møtegodtgjørelse for ansatte skal tilfalle Viken Skog. Generelt må det ikke oppstå tvil om at den ansatte eller tillitsvalgte vil ivareta Viken Skogs interesse fremfor egne personlige interesser i saken. Dersom slik tvil kan oppstå, skal vedkommende omgående erklære seg inhabil.

 

Dersom ansatte vurderer å påta seg verv i andre skogrelaterte organisasjoner, skal avdelings-sjef konsulteres på forhånd. Dersom avdelingssjef påtar seg slike verv, skal administrerende direktør konsulteres. Tillitsvalgte skal informere organisasjonssjef om slike verv. Styremedlemmer i Viken Skog skal informere styreleder.

4.4. Ansettelse av nærstående parter til ansatte og tillitsvalgte i Viken Skog

Ansettelse av nærstående parter til ansatte og tillitsvalgte må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

 

Det må ikke oppstå situasjoner hvor en av våre ansatte skal vurdere det arbeidet som utføres av en nærstående part og hvor denne vurdering kan ha innvirkning på vedkommendes fremtidige karriere.

Generelt skal ikke nærstående parter arbeide i samme avdeling, og det skal påses at andre medarbeidere ikke settes i ukomfortable situasjoner som følge av ansattes nærstående partsforhold.

 

4.5. Administrerende direktør

Når det oppstår tilsvarende situasjoner som beskrevet ovenfor og som angår administrerende direktør, må dette klareres med styreleder.

 

5.     Informasjonsplikt

 

Ansatte og tillitsvalgte skal straks informere sin overordnede/organisasjonssjef såfremt vedkommende får kunnskap om:

 

• Forhold som er, eller kan være, i strid med lov og øvrig regelverk fastsatt av myndighetene
• Brudd på interne bestemmelser som kan medføre merkbare konsekvenser
• Forhold som kan skade Viken Skogs omdømme.

 

Dersom overordnede eller organisasjonssjef er direkte involvert i saken det gjelder, skal

den ansatte/tillitsvalgte varsle administrerende direktør, styreleder eller revisor (i h.h.t.
AML § 2-4). Et varsel som foran nevnt, må ikke få noen konsekvenser for vedkommendes arbeids- eller ansettelsesforhold, eller tillitsverv.

 

Informasjon fra Viken Skog til media og allmenheten skjer gjennom administrerende direktør, kommunikasjonsrådgiver eller styreleder. Disse kan delegere oppgaver med mediehåndtering etc. til andre ansatte, eller til tillitsvalgte. Forøvrig henvises det til Viken Skogs ”Retningslinjer for styrearbeid”.

 

 

6.     Oppfølging og konsekvenser ved overtredelse av de etiske retningslinjene

 

For at de etiske retningslinjer skal fungere må hver enkelt ansatt og tillitsvalgt fortløpende vurdere sitt virke og forhold til retningslinjene. Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at deres egne og deres underordnedes atferd til enhver tid er i samsvar de etiske retningslinjene.

 

Overtredelse av disse retningslinjene vil kunne få konsekvenser for ansettelsesforholdet eller tillitsvervet.